Dzisiaj rzecz będzie o… SYNERGII
No właśnie, co to takiego właściwie jest, niby każdy z nas wie, ale czy wie jak ważna jest to sprawa. Najogólniejsza interpretacja tego słowa to współdziałanie oczywiście ma ono różne znaczenia w różnych dziedzinach i tak, to co nas interesuje najbardziej, to znaczenie słowa w sferze ekonomii i biznesu. Współdziałanie różnych podmiotów razem w celu zwiększenia korzyści, konkretnie współdziałanie kilku mniejszych firm aby uzyskać jak najwyższy zysk jak najmniejszym kosztem. No fajnie, ale nie o tym dzisiaj chcę wam opowiedzieć.
Otóż wielu pracodawców i pracowników nie zdaje sobie sprawy jak ważne jest zjawisko synergii we wzajemnej codziennej współpracy. Współpraca, współdziałanie i właśnie współoddziaływanie to jest właśnie ten rodzaj energii, który każdy z nas współtworzy. Czy prawidłowa komunikacja i relacje wewnątrz firmy mogą być zyskiem, a odwrotnie nieprawidłowe stratą dla danej firmy? Oczywiście, że tak zarówno w jednym jak i w drugim przypadku. Żaden z pracodawców nie przyzna się do tego, że w jego firmie jest brak synergii, jest brak dobrej komunikacji i relacji wewnątrz firmy, ponieważ to stawiałoby daną firmę w świetle tego, że panuje w niej chaos, a chaos przeraża potencjalnych klientów. Dlatego często jest to w firmach wstydliwym problemem zamiatanym gdzieś pod dywan codziennych obowiązków. Pracodawcy boją się zapytać co zrobić aby usprawnić pracę czy to własnych pracowników czy skorzystać z pomocy zewnętrznej specjalistów, a pracownicy boją się zgłosić takie problemy, gdyż nie chcą stracić przez to pracy jako osoby, które wnoszą pretensje i żądania. No i kółko się zamyka, a w takiej pracy pracuje się nieprzyjemnie, nikt nie odnosi satysfakcji z pracy ani z prowadzenia takiej firmy (raczej satysfakcji psychicznej niż finansowej – zapomniałabym dodać).
Jak zatem poradzić sobie aby usprawnić komunikację i relacje wewnątrz firmy, aby pojawiła się owa SYNERGIA? Specjaliści proponują kilka pomysłów, które pokrótce dla Was przedstawiam:
- Tablica informacyjna-zadaniowa
Najczęściej w filmach o lekarzach pracujących w szpitalu widzimy taką to sytuację, że na tablicy suchościeralnej albo przezroczystej z pleksi zapisywane są specjalnymi pisakami godziny operacji, nazwiska lekarzy, którzy będą operować, rodzaj operacji i nazwisko pacjenta. W ten sposób wszyscy pozostali pracownicy widzą jak dany lekarz dysponuje czasem, kto gdzie np. operuje i tym podobne informacje. Podobnie wyglądały tablice w pokojach nauczycielskich w szkole gdzie z pomocą takich tablic rozpisywane były zajęcia poszczególnych nauczycieli z poszczególnymi klasami w poszczególnych salach i w określonych godzinach. W ten sposób łatwo było spojrzeć na tablicę znaleźć np. szybkie zastępstwo jeśli któryś z nauczycieli zachorował lub łatwo było znaleźć np. wolną salę. Dla wielu ludzi jest to śmieszne, ale jesteśmy wzrokowcami i jeżeli mamy coś zawieszone na wysokości oczu, gdzie jasno mamy rozpisany czas pracy oraz zadania, to łatwiej nam się będzie pracowało. Dlaczego łatwiej? Proste to daje nam jasność, klarowność i przejrzystość do podejmowania decyzji.
- System zarządzania zadaniami
To następny krok po tablicy informacyjno-zadaniowej, ma on nam zapewnić w firmie elastyczność pracy i terminowość. Czasami dany szef firmy ma takie umiejętności, że potrafi bez dodatkowego informatycznego systemu zaprowadzić ład i porządek w firmie oraz prawidłowy obieg dokumentów. W przypadku małych firm nie jest to raczej problemem: wystarczy, że szef spojrzy na tablicę i widzi kto co robi, jakie zadania, czy jest czas lub możliwości przesunięcia danego zadania, kiedy upływa termin wykonania pracy itp. W przypadku większych firm koordynacje i przepływ dokumentów od przyjęcia danego zlecenia lub zakupu danego produktu lub usługi aż do momentu zakończenia transakcji i wystawienia faktury lub rachunku, a czasami jeszcze aż do jej zarchiwizowania przejmują systemy lub programy informatyczne specjalnie stworzone do tego celu. W tej chwili jest mnóstwo tego rodzaju programów lub systemów informatycznych do zarządzania danymi z różnych działów, które są ze sobą kompatybilne aby stworzyć jednorodny prawidłowy system zarządzania daną firmą.
- Feedback
Niezwykle ważny punkt w działaniu firmy. Wszyscy pracownicy muszą mieć świadomość tego, że feedback czyli informacja zwrotna jest koniecznością w działaniu ich i całej firmy. Jeżeli dostajemy jakieś zadanie, to nie tylko je wykonujemy, ale dajemy naszemu szefowi, kierownikowi czy właścicielowi informację zwrotną czy to zadanie wykonaliśmy. Jeżeli pracodawca wyznacza nam jakiś cel, to po ukończeniu naszej pracy przekazujemy jasny komunikat do osoby, której przekazujemy dalej jakieś zadanie i komunikat do osoby, która nam przekazała to zadanie. Jak to w praktyce wygląda? Ano tak, lekarz wpisuje do karty pacjenta przebieg operacji, sprzedawca przekazuje kierownikowi raport dzienny sprzedaży, a kasjer zestawienie operacji kasowych. Każdy zawód, każde stanowisko ma swoją specyfikę, dlatego różne są możliwości przekazywania tej informacji dalej, ale najważniejsze jest to, że ona musi istnieć, eliminuje to pomyłki i chaos, daje wolną przestrzeń do następnych zadań.
- Cel i misja firmy
„Mojemu szefowi to tylko zależy, żeby zarabiać jak najwięcej kasy jak najszybciej” Ile razy ja to słyszałam od niezadowolonych pracowników. Nawet w takiej sytuacji oprócz tego, że pracodawca oczywiście chce zarobić jak najwięcej kasy jak najszybciej, to zapewne zależy mu także żeby mieć jak najwięcej klientów, którzy będą o nim mówić dobrze na mieście. Dlatego tak ważny jest cel i misja firmy i o to powinni przede wszystkim zadbać pracodawcy, szefowie, menadżerowie i kierownicy – o to żeby każdy pracownik firmy identyfikował się i podzielał cel i misję firmy. Wiadomo, że jeżeli będzie podzielał misję firmy będzie wykonywał swoją pracę lepiej, będzie zadowolony z życia i będzie bardziej kreatywny. Jeżeli jednak jesteś szefem któremu rzeczywiście tylko zależy, żeby zarabiać jak najwięcej kasy jak najszybciej, to pamiętaj, że twój pracownik także będzie chciał zarabiać jak najwięcej kasy dając z siebie jak najmniej.
- Programy partnerskie
To ostatni z sugerowanych kroków, które usprawniają komunikację i relacje wewnątrz firmy zwłaszcza na linii pracodawca-pracownik. Programy partnerskie często myślimy, że ich zastosowanie ma sens tylko w odniesieniu do klientów zewnętrznych firmy. Tymczasem okazuje się, że coraz częściej pracownicy chcieliby mieć możliwość zdobycia dodatkowych bonusów czasem finansowych a czasem pozafinansowych działając na rzecz swojej firmy. Oczywiście nie chodzi o organizację imprez integracyjnych suto zakrapianych alkoholem i tzw. bratania się z szefami czy właścicielami, program partnerski ma być stałą i długofalową relacją, najlepiej wcześniej ustaloną i zapisaną pomiędzy stronami. Jeżeli pracownik, który nie jest odpowiedzialny za sprzedaż przyprowadzi do firmy klienta, który złoży zamówienie powinien zostać za to wynagrodzony. Jeżeli pracownik zatrudniony za swoim stanowisku wykazuje się szczególną kreatywnością lub potrafi usprawnić swoją pracę, to również zasługuje na dodatkowe wynagrodzenie. Forma wynagrodzenia jest do uzgodnienia: czasem są to dodatkowe środki finansowe czasem nagrody pieniężne lub bony towarowe, a czasami są to np.: karnety na siłownię, bilety do kina lub możliwość skorzystania ze specjalistycznych szkoleń. Wszystko zależy od ustalenia pomiędzy stronami pracodawcą a pracownikiem dodatkowych możliwości rozwoju lub wynagradzania za szczególne podejście do wykonywanych zadań i pracy. Nawiązanie takich relacji to krok do dialogu i polepszenia atmosfery pracy, skuteczności i uruchomienia kreatywności oraz osiągnięcia harmonii i naszej tytułowej SYNERGII, którą ja nazywam prawidłową energią współdziałania.