Ale w sensie, że o co chodzi? Że niby co, że ja nie potrafię sobą zarządzać? Ale ja przecież jestem sam sobie sterem, żeglarzem i okrętem…
No jesteś i dobrze, ale ten felietonik jest po to, abyś zawsze skutecznie wykorzystywał/a swój czas. Jak wszyscy wiemy czas to ograniczony kapitał z którym kroczymy przez życie. Opanowanie kilku praktycznych wskazówek przyniesie Wam korzyści – będziecie bardziej efektywnie działać nie tylko na polu zawodowym, ale wygospodarujecie więcej czasu dla samych siebie, zmniejszycie stres i zwiększycie satysfakcję z wykonywanej pracy.
„Trwałość pamięci” Salvador Dali
Zacznijmy od prostego równania:
Prawidłowa motywacja + prawidłowe nastawienie + prawidłowe techniki = dobre gospodarowanie swoim czasem.
Dlatego tak ważne są motywacja i nastawienie do pracy lub działania, które jest przed nami. Nie jest zalecane kierowanie się emocjami i najlepiej przed przystąpieniem do pracy unikać:
– nadmiernej beztroski („jakoś to będzie”, „a nóż, widelec uda mi się dzisiaj wszystko załatwić”) no chyba, że jesteś urodzonym szczęściarzem 🙂
– samolubnego podejścia do życia („musi się udać, bo ja tak chcę”, „wszyscy muszą mi pomóc”) tupanie nogami też nie pomoże 🙂
– obłąkańczej wydajności („dzisiaj zrobię wszystko, żeby nic nie robić jutro”) uważaj bo się możesz spocić 🙂
– braku elastyczności i wydajności („nie wiem jak to zrobić, ale będę tak długo to robić, aż wreszcie coś z tego wyjdzie”) mylisz ciężką pracę z efektywną 🙂
– negatywnego myślenia („po co mam to robić, skoro i tak mi się nie uda”) pamiętaj, że jak myślisz – takim jesteś 🙂
Podstawowy czas przeznaczony na działanie, pracę czy prowadzenie własnej firmy możemy podzielić na czas zasadniczy i czas uboczny. Czas zasadniczy to czas wykonywania zadań, które zbliżają nas do wyznaczonego przez nas celu, a czas uboczny to czas niezaplanowany i przeznaczony na czynności, które nie są związane bezpośrednio z działaniem czy pracą.
Maksymalne wykorzystanie czasu zasadniczego czyli jak zatem zwiększyć naszą efektywność:
Najważniejszy jest cel działania – po pierwsze określamy go. W jaki sposób? Może to być plan działania, harmonogram zajęć lub spraw które masz załatwić w danym dniu lub priorytet twojego działania – co jest pilne, ważne, co jest istotą. Od kwestii najistotniejszych zaczynaj – zazwyczaj pozwala to uniknąć potem sytuacji kryzysowych.
No dobra mamy plan, mamy harmonogram, kalendarz-organizer, notatkę memo w telefonie i kartkę przypiętą magnesem na lodówce, ale jak to zrobić? Sposoby działania powinny być dostosowane do rodzaju zadania lub pracy, a jednocześnie realne. Nie narzucaj sobie zbyt wiele zadań jednocześnie, nie rób wokół siebie dodatkowego szumu informacyjnego, który może zakłócać twoje działanie. Wyeliminuj działania zbędne: jeśli masz się na czymś skoncentrować, to unikaj chaosu, jeśli pracujesz intensywnie pamiętaj o przerwach, jednak zbyt dużo przerw też nie służy działaniu.
Ważne również jest monitorowanie postępów w czasie wykonywania zadania lub pracy. Unikaj niepotrzebnych czynności, ale jednocześnie wybieraj najmniej czasochłonne sposoby realizacji. Zadbaj o to, by najpotrzebniejsze i najczęściej wykorzystywane informacje były najbardziej dostępne. Aktualizuj swoja pracę, aby nie wracać jeszcze raz do tego, co już zrobiłaś/eś.
Ostatnim punktem jest ocena tego czy dane działanie lub praca jest zakończone powodzeniem. Nie trzeba doprowadzać do perfekcji czegoś, co tego nie wymaga, traci się na to siły i czas. Robiąc wszystko istnieje duże prawdopodobieństwo, że nie zrobimy nic. Umiejętność zakończenia pracy to doprowadzenie jej do końca, czasem efekt nie jest najważniejszy lecz jakość działania. Jasne, że najlepiej kiedy jakość działania i efekt idą z sobą w parze, wtedy możesz pozwolić sobie na emocje – takie jak zadowolenie czy satysfakcję. Dodatkowym bonusem stanie się także to, że będziesz podejmować lepsze działanie jako naukę wynikającą ze swojego wcześniejszego doświadczenia i być może te właśnie działania lub praca, staną się twoją pasją.
„Czas Przełomu” Wojciech Siudmak
Ściągawka z zarządzania czasem:
Doba ma 24 godziny, spróbuj podzielić ja według następującego harmonogramu, do każdej czynności przypisz sobie określone godziny i spróbuj dostosować czas swojego dnia do harmonogramu. Sprawdź czy to się w twoim przypadku sprawdza. Jeśli tak, to super, jeśli nie to nanieś korektę i spróbuj jeszcze raz. Wykreuj swój własny rytm, który pozwoli Ci na zachowanie właściwych proporcji pomiędzy działaniem a relaksem, pracą a życiem osobistym:
8 godzin na sen
1,5 godziny na zabiegi pielęgnacyjne, toaletę poranną/wieczorną
2,5 godziny na posiłki i dojazdy oraz codzienne zakupy
1,5 godziny na twoje hobby i zainteresowania
1,5 godziny na aktywność fizyczną – ćwiczenia lub spacer oraz zabawy z dziećmi
1 godzinę na relaks przed snem
8 godzin pozostaje na działanie, pracę zawodową lub własną działalność gospodarczą.
Bardzo serdecznie dziękuję, że poświęciliście swój czas, żeby przeczytać ten felietonik i dla Was specjalna dedykacja ode mnie i od pewnej Edyty B.:
Joanna Magdalena Przybylek - Portfolio i Strefa Sukcesu 